¿Qué son los pagos por cuenta de terceros y cómo se hacen?

CDMX. El Contribuyente. CUANDO ALGUIEN HACE UNA COMPRA EN NOMBRE DE OTRA PERSONA, EN JERGA TÉCNICA CONTABLE SE HABLA DE PAGOS POR CUENTA DE TERCEROS.

El tratamiento fiscal dependerá de si el tercero hace el pago con su dinero y posteriormente se le reembolse, o si el contribuyente le da previamente el dinero para hacer la transacción.

Cuando quien realiza el pago lo hace con sus recursos, podemos encontrarnos en dos escenarios distintos: 1) puede tratarse de un empleado de la empresa, o 2) puede ser un agente independiente.

Cuando se trata de un empleado de la empresa, es posible usar el tratamiento de viáticos en lugar del de pagos por cuenta de terceros. Para ello, quien paga debe guardar los CFDI para que su patrón le retribuya el dinero posteriormente como viáticos. De lo contrario la autoridad puede presumir que se trata de un ingreso acumulable. De ser así, el empleado podría tener que pagar impuesto sobre la renta (ISR).

Cuando el tercero hace las transacciones de su propia bolsa, es recomendable firmar un contrato. De lo contrario, el tercero podría verse expuesto a que no le paguen en tiempo y forma.

Cuando el contribuyente da el dinero previamente al tercero, también podría ser recomendable realizar un contrato por escrito. Esta vez para proteger al contribuyente.

Lo depositado al tercero puede ser mayor que lo gastado en la realización de las operaciones del contribuyente. Si pasa esto, el tercero debe devolver lo sobrante al contribuyente en 60 días a más tardar. Si no lo hace, tendrá que emitir un CFDI por concepto de anticipo, mismo que tendrá que integrar a su contabilidad.

Cuando el contribuyente da el dinero previamente al tercero, también podría ser recomendable realizar un contrato por escrito. Esta vez para proteger al contribuyente.

Lo depositado al tercero puede ser mayor que lo gastado en la realización de las operaciones del contribuyente. Si pasa esto, el tercero debe devolver lo sobrante al contribuyente en 60 días a más tardar. Si no lo hace, tendrá que emitir un CFDI por concepto de anticipo, mismo que tendrá que integrar a su contabilidad.

Cuando el tercero paga con su dinero y luego se le reembolsa:

• El tercero debe pedir el CFDI con la clave del contribuyente a nombre de quien se está haciendo el pago.
• La única persona que puede acreditar el IVA es el contribuyente, no el tercero.
• Se reembolsa el monto del gasto mediante cheque nominativo o traspaso bancario. El monto debe ser igual al consignado en el CFDI, incluyendo el IVA.

Si previamente se le dio el dinero para hacer los pagos por cuenta de terceros:

• Se le tiene que dar el dinero al tercero mediante cheque nominativo o transferencia bancaria.
• El tercero debe indicar una cuenta bancaria cuya única finalidad sea recibir los montos para realizar los pagos.
• Al realizar la erogación, el tercero debe pedir los CFDI con el RFC del contribuyente a nombre de quien se hizo el pago. El tercero deberá entregar los comprobantes al contribuyente.
• Si una vez completada la transacción al tercero le sobra dinero, éste deberá regresarlo de la misma forma en que se le proporcionó.
• Si el dinero dado al tercero no se usa para la realización de los pagos del contribuyente, debe devolverse en máximo 60 días. De lo contrario, el tercero deberá emitir un CFDI de ingreso por concepto de anticipo e integrarlo a su propia contabilidad. (Según la regla 3.7.1.13 de la RMF 2019).

Además, quien realice pagos por cuenta de terceros debe expedir un CFDI por los ingresos recibidos por hacer de intermediario. A este comprobante se debe incorporar el complemento “Identificación del recurso y minuta de gasto por cuenta de terceros”. En él deben inscribirse los montos de lo recibido por el contribuyente, de lo gastado, y del sobrante reintegrado. Además deben incluirse los comprobantes que sustenten lo anterior.